Meeting-Planung 2027: So wählen Sie die Orte für das nächste Jahr

Der beste Zeitpunkt, die Orte für Ihre Meetings 2027 zu wählen, ist jetzt, bevor Termine und Locations feststehen. Wählen Sie jeden Ort danach, woher die Teilnehmenden anreisen, dann sichern Sie sich für das ganze Jahr niedrigere Reisekosten, kürzere Reisezeiten und weniger CO2.

Warum die Planung 2027 mit den Orten beginnt, nicht mit den Locations

Die meisten Jahrespläne für Meetings beginnen mit einem Kalender und einer Liste von Locations. Der Ort folgt meist der Gewohnheit: die Zentrale, die Stadt vom letzten Jahr oder der Sitz des Organisators. Dabei bestimmt der Ort die Reisekosten aller Teilnehmenden, lange bevor jemand einen Flug oder ein Hotelzimmer bucht.

Sind Termine und Verträge mit Locations unterschrieben, steht der Ort für das Jahr fest. Ihn vorher auf Basis von Daten zu entscheiden, ist die günstigste Korrektur, die Sie machen können. Bei unseren Kunden bedeutet ein besserer Ort bis zu 35 % weniger Reisekosten und bis zu 42 % weniger CO2.

Eine Checkliste für Ihren Meeting-Kalender 2027

1. Listen Sie alle wiederkehrenden Meetings auf. Sales-Kick-offs, Regionalmeetings, Projektreviews, Trainings und Klausuren. Notieren Sie, wer teilnimmt und ungefähr wie viele.

2. Halten Sie fest, woher die Teilnehmenden anreisen. Eine Stadt, Postleitzahl oder ein Flughafen pro Gruppe genügt. Namen oder andere personenbezogene Daten sind nicht nötig.

3. Wählen Sie infrage kommende Städte aus. Drei bis fünf realistische Optionen pro Meeting, abhängig von Locations, Budget und Ihrer Reiserichtlinie.

4. Vergleichen Sie auf echten Verbindungen. Echte Tarife und Flugpläne, Bahn und Straße, Reisezeit von Tür zu Tür und zusätzliche Hotelnächte. Durchschnittswerte und Bauchgefühl verdecken die Unterschiede.

5. Entscheiden Sie, was pro Meeting zählt. Niedrigste Ticketkosten, wenigsten CO2 oder kürzeste Reisezeit. Eine Klausur und ein großes Training brauchen nicht unbedingt dieselbe Antwort.

6. Prüfen Sie auch die Termine. Messen und Großveranstaltungen treiben die Hotelpreise. Alternative Termine können Kosten und CO2 ebenso verändern wie die Stadt.

7. Buchen Sie früh, wo der Ort feststeht. Ist der Ort entschieden, können Sie Locations und Hotelkontingente rechtzeitig sichern.

Gleiches Budget, mehr Meetings

Wer das ganze Jahr plant, sieht, was einzelne Entscheidungen verdecken. Bei einem Kunden aus der Pharmaindustrie haben 32 % niedrigere Reise- und Hotelkosten pro Meeting 47 % mehr Meetings mit demselben Budget ermöglicht. Die Meetings wurden weder kürzer noch kleiner. Sie fanden an besseren Orten statt.

Nutzen Sie 2026 als Ausgangsbasis

Ihre Meetings aus 2026 verraten bereits viel: welche Städte Sie am häufigsten genutzt haben, wie viele Teilnehmende angereist sind und was jedes Meeting gekostet hat. Eine Retrospektive Analyse vergleicht jeden bisherigen Ort mit den besten Alternativen und zeigt, wo 2027 die größten Einsparungen liegen.

Ein Beispiel: Für einen DAX-Konzern haben wir 219 Meetings mit 5.652 Teilnehmenden ausgewertet. Die besseren Orte haben rund 1.170 t CO2 vermieden und über 1 Mio. € Reisekosten gespart.

So hilft der Meeting Place Finder

Der Meeting Place Finder stellt jede infrage kommende Stadt für Ihre Teilnehmenden nebeneinander: echte Tarife und Flugpläne, Bahn- und Straßenverbindungen, Reisezeit von Tür zu Tür und CO2 nach VDR-Standard. Sie wählen die Sicht: maximale Produktivität, minimales CO2 oder niedrigste Ticketkosten. Das ganze Vorgehen für eine einzelne Entscheidung beschreibt unser Leitfaden Tagungsort finden.

Sie können ihn für eine Veranstaltung mit bis zu 10 Teilnehmenden kostenlos testen.

FAQ

Wann sollten wir die Meeting-Orte für 2027 planen?

So früh wie möglich, idealerweise bevor Verträge mit Locations und Termine feststehen. Der Ort prägt die Entscheidungen, die folgen, von Hotels bis zu den Reisebuchungen.

Brauchen wir die Namen der Teilnehmenden, um Orte zu planen?

Nein. Eine Stadt, Postleitzahl oder ein Flughafen pro Gruppe genügt, um Orte zu vergleichen.

Wie viele Städte sollten wir pro Meeting vergleichen?

Drei bis fünf realistische Kandidaten reichen meist aus. Nehmen Sie mindestens ein Drehkreuz mit guten Direktflügen und Bahnverbindungen dazu.

Ist der günstigste Ort auch der mit dem wenigsten CO2?

Oft, aber nicht immer. Vergleichen Sie beides und entscheiden Sie pro Meeting, was am meisten zählt.