Reisekosten eines Meetings richtig berechnen

Die tatsächlichen Reisekosten eines Meetings sind die Summe aller Anreisen von Tür zu Tür: Tickets, der Weg zum Bahnhof oder Flughafen und zurück, Transfers, zusätzliche Hotelnächte wegen langer Anreise und die Arbeitszeit unterwegs. Wer sie pro Abreiseort und pro Kandidatenstadt berechnet, sieht schnell: Die Wahl des Tagungsorts bewegt diese Zahl weit stärker als jede Tarifverhandlung.

In den meisten Veranstaltungsbudgets ist die Location bis ins Detail geplant, die Anreise dagegen eine geschätzte Zeile. Dabei kann diese Zeile die größte sein, und sie wird früh entschieden, nämlich mit der Wahl der Stadt. So berechnen Sie sie richtig.

Was zu den Reisekosten eines Meetings gehört

Eine vollständige Rechnung hat fünf Bestandteile. Fehlt einer, ist der scheinbar günstigste Ort womöglich nicht der günstigste.

• Tickets. Flug, Bahn, Bus oder Kilometerpauschale und Parken für alle, die fahren. Rechnen Sie mit der Reiseklasse laut Reiserichtlinie und, wo vorhanden, mit Ihren Firmentarifen.

• Weg zum Bahnhof oder Flughafen. Taxi, ÖPNV oder Parken an beiden Enden: von zu Hause oder dem Büro zum Flughafen und vom Flughafen zur Location.

• Transfers am Zielort. Shuttle oder Taxi vom Bahnhof oder Flughafen zu Location und Hotel, vor allem bei Locations außerhalb der Innenstadt.

• Zusätzliche Hotelnächte. Wer nicht am Morgen des Meetings anreisen oder abends zurückfahren kann, braucht eine Nacht mehr. Diesen Posten übersehen die meisten Schätzungen.

• Zeit unterwegs. Stunden in Zug und Flugzeug, beim Warten und Umsteigen sind Arbeitsstunden. Sie stehen auf keiner Rechnung, kosten das Unternehmen aber trotzdem.

Die Hotelnächte für das Meeting selbst und die Location gehören ebenfalls ins Budget. Sie unterscheiden sich zwischen Städten, werden aber in der Regel bei der Location-Suche kalkuliert. Die Posten oben sind die, die sich in der Anreise verstecken.

Warum nur Tür zu Tür zählt

Die Flugzeit sagt wenig über eine Reise. Zu einem einstündigen Flug kommen der Weg zum Flughafen, Sicherheitskontrolle, Boarding, Warten am Gate, Rollen, Gepäck und der Weg in die Stadt. Eine vierstündige Bahnfahrt von Innenstadt zu Innenstadt kann von Tür zu Tür schneller sein, und unterwegs lässt sich arbeiten.

Wer Orte nur nach Flugpreisen oder Flugzeiten vergleicht, vergleicht die Mitte jeder Reise und ignoriert beide Enden. Nur Tür zu Tür lassen sich zwei Kandidatenstädte fair vergleichen. Die Zeitseite beleuchten wir ausführlich in Reisezeit von Tür zu Tür: warum sie über die Produktivität entscheidet.

Warum der Ort das Reisekostenbudget bestimmt

Der Preis für eine Strecke an einem bestimmten Tag ist, wie er ist. Firmentarife und frühe Buchung helfen, beides zu Recht. Der größte Hebel ist aber die Kombination der Strecken, und die legt der Tagungsort fest.

Verlegen Sie ein Meeting aus einer Stadt, die die Hälfte der Gruppe nur per Flug erreicht, in eine Stadt mit direkter Bahnverbindung, ändern sich Dutzende Tickets, Transfers und Hotelnächte auf einmal. Das schafft keine Buchungstaktik. Deshalb empfehlen wir, den Tagungsort anhand berechneter Reisekosten zu wählen, nicht aus Gewohnheit oder allein nach der Location.

Ein Rechenbeispiel

Nehmen wir ein hypothetisches zweitägiges Meeting mit 60 Teilnehmenden: 25 aus München, 15 aus Hamburg, 12 aus Wien und 8 aus Amsterdam. Die Organisation sitzt in Hamburg und würde dort tagen. Die Alternative ist Frankfurt. Alle Werte sind Annahmen für dieses Beispiel, keine Marktdaten. Preise und Stunden gelten pro Person für Hin- und Rückreise, Transfers inklusive.

Option A: Hamburg

• München, 25 Personen: Flug 300 €, 9 Stunden. Zwischensumme 7.500 €, 225 Stunden.

• Hamburg, 15 Personen: ÖPNV 10 €, 1 Stunde. Zwischensumme 150 €, 15 Stunden.

• Wien, 12 Personen: Flug 360 €, 10 Stunden, 6 davon brauchen eine zusätzliche Nacht zu 150 €. Zwischensumme 5.220 €, 120 Stunden.

• Amsterdam, 8 Personen: Flug 260 €, 8 Stunden. Zwischensumme 2.080 €, 64 Stunden.

Reisekosten gesamt: 14.950 €. Zeit unterwegs: 424 Stunden.

Option B: Frankfurt

• München, 25 Personen: Bahn 160 €, 8 Stunden. Zwischensumme 4.000 €, 200 Stunden.

• Hamburg, 15 Personen: Bahn 170 €, 8 Stunden. Zwischensumme 2.550 €, 120 Stunden.

• Wien, 12 Personen: Flug 320 €, 8 Stunden, keine zusätzliche Nacht. Zwischensumme 3.840 €, 96 Stunden.

• Amsterdam, 8 Personen: Bahn 180 €, 8 Stunden. Zwischensumme 1.440 €, 64 Stunden.

Reisekosten gesamt: 11.830 €. Zeit unterwegs: 480 Stunden.

Frankfurt spart 3.120 € Reisekosten und sechs Hotelnächte. Dafür sind die Teilnehmenden insgesamt 56 Stunden länger unterwegs, weil jetzt auch das Hamburger Team reist. Setzen Sie für diese Stunden einen angenommenen internen Satz von 60 € an, liegen beide Optionen fast gleichauf.

Das ist die ehrliche Lehre aus dem Beispiel: Die Antwort hängt davon ab, wie Sie Geld, Zeit und CO2 gewichten, und der gewohnte Ort ist nur eine Option von vielen. Eine dritte Stadt könnte beide schlagen. Sicher wissen Sie das nur, wenn Sie alle realistischen Kandidaten auf derselben Grundlage berechnen.

Einsparung und vermiedene Kosten

Halten Sie im Bericht zwei Zahlen auseinander.

Echte Einsparungen sind geringere Reisekosten, die in Ihren Büchern sichtbar werden: weniger und günstigere Tickets, weniger Hotelnächte, weniger Transfers, gemessen an einem dokumentierten Vergleichsmaßstab. Das ist der Ort, den Sie sonst gewählt hätten, berechnet auf derselben Grundlage und für dieselben Termine.

Vermiedene Kosten wären entstanden, sind es aber nicht, und keine Rechnung belegt sie: Arbeitsstunden, die nicht auf der Reise verloren gingen, oder eine Preisspitze, die Sie mit einem anderen Termin umgangen haben. Sie haben echten Wert, senken aber keine Budgetzeile.

Wer beides vermischt, macht die Zahl angreifbar. Der Einkauf akzeptiert echte Einsparungen gegenüber einem klaren Vergleichsmaßstab, das Argument Zeit und Produktivität steht besser für sich. Wie Sie die Entscheidung intern aufbereiten, zeigt unser Beitrag zur Entscheidungsvorlage für den Einkauf.

Reisekosten eines Meetings berechnen: Schritt für Schritt

1. Abreiseorte mit Personenzahl und Reiseklasse erfassen.

2. Vergleichsmaßstab und Kandidatenstädte festlegen.

3. Für jeden Abreiseort und jede Kandidatenstadt die realistische Verbindung und den Preis von Tür zu Tür ermitteln, für Ihre tatsächlichen Termine.

4. Transfers an beiden Enden ergänzen.

5. Prüfen, ob die Anreise eine zusätzliche Hotelnacht erzwingt, und sie hinzurechnen.

6. Reisezeit von Tür zu Tür festhalten und entscheiden, ob Sie sie mit einem internen Satz bewerten.

7. Bei Bedarf das CO2 pro Reise ergänzen.

8. Jede Kandidatenstadt mit dem Vergleichsmaßstab vergleichen und echte Einsparungen und vermiedene Kosten getrennt ausweisen.

So rechnet der Meeting Place Finder

Von Hand vervielfachen sich die Schritte 3 bis 7 schnell: 4 Abreiseorte, 10 Kandidatenstädte und 3 Termine ergeben bereits 120 Verbindungsabfragen. Der Meeting Place Finder erledigt sie für Sie, mit echten Flugplänen und Tarifen aus globalen Buchungssystemen, Routen für Bahn, Bus und Auto, Ihrer Reiserichtlinie und Ihren Firmentarifen sowie der Reisezeit von Tür zu Tür. Er zeigt Reisekosten, CO2 und Zeit für jede Kandidatenstadt, vergleicht sie mit Ihrem Wunschort und erstellt einen Einsparungsbericht mit den eingesparten Reisekosten und dem eingesparten CO2 gegenüber Ihrem Vergleichsort. Welche Daten hinter jedem Ergebnis stehen, lesen Sie unter So rechnen wir.

Gegenüber dem Ort, den sie sonst gewählt hätten, erreichen unsere Kunden bis zu 35 % weniger Reisekosten und bis zu 42 % weniger CO2.

Häufige Fragen

Was gehört in das Reisekostenbudget einer Veranstaltung?

Tickets, der Weg zum Bahnhof oder Flughafen und zurück, Transfers am Zielort, zusätzliche Hotelnächte wegen der Anreise und idealerweise die Arbeitszeit unterwegs. Hotelnächte für das Meeting selbst und die Location stehen im Veranstaltungsbudget.

Wie schätze ich die Reisekosten, bevor gebucht wird?

Berechnen Sie sie aus den Abreiseorten und der Personenzahl, mit realistischen Preisen für Ihre Termine und den Reiseklassen Ihrer Richtlinie. Für eine belastbare Schätzung brauchen Sie weder Namen noch Einzelbuchungen.

Gehört die Reisezeit in die Rechnung?

Wir empfehlen, sie auszuweisen, aber getrennt von den Reisekosten. Sie zählt zu den vermiedenen Kosten, nicht zu den echten Einsparungen. Getrennt sind beide Zahlen glaubwürdiger.

Lohnt sich die Rechnung auch für kleinere Meetings?

Je verteilter die Teilnehmenden anreisen, desto mehr. Den Preis einer Berechnung mit dem Meeting Place Finder für Ihre Veranstaltung sendet Ihnen unser Vertrieb.

Möchten Sie Ihre eigenen Zahlen sehen? Buchen Sie eine Demo, dann berechnen wir gemeinsam eines Ihrer Meetings. Sie können auch kostenlos testen oder Ihren Preis anfragen.