Tagungsort finden: So wählen Sie den richtigen Meeting-Ort

Um einen Tagungsort zu finden, beginnen Sie bei den Abreiseorten Ihrer Teilnehmenden, nicht bei der Location. Berechnen Sie Reisekosten, CO2 und Reisezeit von Tür zu Tür für jede Kandidatenstadt, vergleichen Sie zwei oder drei mögliche Termine und suchen Sie erst dann Tagungshotels in der Stadt, die am besten abschneidet. Die Location macht ein Meeting angenehm, der Ort entscheidet über den Großteil seiner Kosten und Emissionen.

Dieser Leitfaden zeigt, welche Kriterien bei der Wahl des Veranstaltungsorts zählen, wie Sie in sieben Schritten vorgehen, welche Fehler wir am häufigsten sehen und wo Daten das Bauchgefühl ersetzen.

Warum der Ort wichtiger ist als die Location

Die meisten Planungen beginnen mit der Suche nach einer Tagungslocation: ein Hotel mit passendem Plenarsaal, ein Kongresszentrum mit Gruppenräumen, ein Landgut für die Klausur der Geschäftsleitung. Das wirkt naheliegend, überspringt aber die größere Entscheidung. Sobald die Stadt feststeht, folgen daraus jeder Flug, jedes Bahnticket, jede Hotelnacht und jede Stunde unterwegs. Zwei Locations in derselben Stadt unterscheiden sich bei Zimmerpreisen und Catering. Zwei Städte unterscheiden sich bei der Anreise jeder einzelnen Person.

Für ein Team von zwölf Personen im selben Büro stellt sich die Frage kaum. Sie wird relevant, sobald die Teilnehmenden von verschiedenen Orten anreisen: ein Sales Kick-off mit Kolleginnen und Kollegen aus acht Ländern, ein Lieferantentag, ein europäischer Betriebsrat, ein Fachkongress. Je verteilter die Gruppe, desto stärker bestimmt der Meeting-Ort Kosten, Emissionen und die Arbeitszeit, die auf der Reise verloren geht.

Kriterien für die Wahl des Tagungsorts

Eine gute Standortentscheidung wägt mehrere Kriterien gleichzeitig ab. Keines davon liefert allein die richtige Antwort.

Abreiseorte und Personenzahl

Alles beginnt mit der Frage, woher die Teilnehmenden anreisen und wie viele von jedem Ort kommen. Zwanzig Personen aus Frankfurt und zwei aus Lissabon führen zu einem anderen Ergebnis als umgekehrt. Namen brauchen Sie dafür nicht: Eine Stadt, eine Postleitzahl oder ein Flughafen pro Gruppe genügt. So bleibt die Analyse frei von personenbezogenen Daten.

Reisekosten von Tür zu Tür

Vergleichen Sie die gesamte Reise, nicht nur den Flugpreis. Dazu gehören Bahn oder Flug, der Weg zum Bahnhof oder Flughafen und zurück, Transfers am Zielort und die Hotelnächte, die eine lange Anreise nötig macht. Eine Stadt mit günstigen Flügen kann trotzdem verlieren, wenn die Hälfte der Gruppe eine zusätzliche Nacht braucht. Wie Sie alle Bestandteile erfassen, zeigt unser Beitrag Reisekosten eines Meetings richtig berechnen.

CO2-Emissionen

Bei Veranstaltungen mit anreisenden Teilnehmenden macht die Anreise einen großen Teil des Fußabdrucks aus. Unternehmen berichten sie nach dem GHG Protocol unter Scope 3, Kategorie 6 (Geschäftsreisen). Ein Ort, den die meisten mit der Bahn erreichen, senkt die Emissionen, ohne dass jemand auf etwas verzichten muss.

Reisezeit und Fairness

Stunden unterwegs sind verlorene Arbeitsstunden, und sie verteilen sich selten gleichmäßig. Eine Stadt kann für die Zentrale bequem sein und für ein Regionalteam einen ganzen Reisetag bedeuten. Achten Sie auf die längsten Anreisen, nicht nur auf die Summe. Mehr dazu in Reisezeit von Tür zu Tür: warum sie über die Produktivität entscheidet.

Termine

Dieselbe Stadt kann je nach Woche eine gute oder eine schlechte Wahl sein. Flugpreise schwanken mit Nachfrage, Ferien und Großereignissen. Wer bis zu drei Termine vergleicht, vergrößert den Spielraum zum Sparen. Wie stark, zeigt der Beitrag Alternative Termine: wie das Datum Kosten und CO2 verändert.

Kapazität und Hotels

Liegt eine Stadt vorn, prüfen Sie, ob sie Sie aufnehmen kann: ein Plenarsaal für die ganze Gruppe, Gruppenräume, genug Hotelzimmer in Laufweite oder mit kurzem Transfer und idealerweise Hotels mit glaubwürdiger Nachhaltigkeitszertifizierung. Gibt es nur eine passende Location, bleibt wenig Verhandlungsspielraum.

Messen und Großveranstaltungen

Große Messen, Kongresse und Sportereignisse füllen die Hotels und treiben die Zimmerpreise. Eine Stadt, die auf dem Papier ideal aussieht, kann in einer Messewoche teuer werden. Prüfen Sie den Veranstaltungskalender für jede Kandidatenstadt und jeden Termin, bevor Sie sich festlegen.

Erreichbarkeit und Barrierefreiheit

Achten Sie darauf, wie gut die Location ohne Auto erreichbar ist, ob sie barrierefrei zugänglich ist, ob es direkte Verbindungen von den wichtigsten Abreiseorten gibt und ob internationale Gäste ein Visum brauchen. Ein Ort, der einen Teil der Gruppe ausschließt, ist nicht der beste Ort, egal was die Zahlen sagen.

Tagungsort finden in sieben Schritten

1. Abreiseorte sammeln. Erfassen Sie, woher die Teilnehmenden kommen, mit der Personenzahl pro Stadt, Postleitzahl oder Flughafen und der Reiseklasse laut Reiserichtlinie.

2. Termine festlegen. Wählen Sie bis zu drei Termine, die für Programm und wichtige Vortragende passen.

3. Suchgebiet bestimmen. Legen Sie fest, welche Region oder welche Städte infrage kommen, und nehmen Sie den Ort auf, den Sie aus dem Bauch heraus wählen würden. Er wird Ihr Vergleichsmaßstab.

4. Alle Optionen berechnen. Berechnen Sie für jede Kandidatenstadt und jeden Termin Reisekosten, CO2 und Reisezeit von Tür zu Tür für alle Teilnehmenden.

5. Prioritäten setzen. Entscheiden Sie, wie stark Kosten, CO2 und Reisezeit für diese Veranstaltung zählen. Eine Klausur der Geschäftsleitung braucht womöglich eine andere Gewichtung als eine große Schulung.

6. Praktisches prüfen. Prüfen Sie für die besten zwei oder drei Städte Locations, Hotelverfügbarkeit, Messen, Wetter und Barrierefreiheit.

7. Entscheiden und dokumentieren. Vergleichen Sie den gewählten Ort mit Ihrem Vergleichsmaßstab und halten Sie die Einsparung fest, damit Einkauf und Nachhaltigkeit sie nutzen können.

Typische Fehler bei der Wahl des Veranstaltungsorts

• Zuerst die Location wählen. Eine schöne Location in der falschen Stadt ist eine teure Location.

• Automatisch am Hauptsitz tagen. Das wirkt effizient. Reisen die meisten Teilnehmenden aber von anderswo an, ist es für die Gruppe oft nicht die beste Wahl.

• Nur Flugpreise vergleichen. Transfers, zusätzliche Hotelnächte und Stunden unterwegs können die Reihenfolge komplett verändern.

• Nur auf Summen schauen. Eine vertretbare Gesamtreisezeit kann verdecken, dass einzelne Personen den ganzen Tag unterwegs sind.

• Zu früh auf einen Termin festlegen. Ein einziger Termin nimmt den Spielraum, eine Messewoche oder Preisspitze zu umgehen.

• Keinen Vergleichsmaßstab festhalten. Ohne den Ort, den Sie ohnehin gewählt hätten, kann niemand zeigen, was die bessere Entscheidung gespart hat.

Wie Daten bei der Wahl des Meeting-Orts helfen

Von Hand bedeutet all das, jeden Abreiseort mit jeder Stadt an jedem Termin abzugleichen. Bei einer mittelgroßen Veranstaltung sind das schnell Hunderte Abfragen. An diesem Punkt entscheiden die meisten Teams nach Gefühl.

Der Meeting Place Finder übernimmt diese Rechnung. Sie geben die Abreiseorte mit Personenzahl ein, bis zu drei Termine und die Städte, die Sie vergleichen möchten, oder einen Wunschort, den Sie bereits im Blick haben. Wir berechnen die Reise aller Teilnehmenden zu jeder Kandidatenstadt: mit echten Flugplänen und Tarifen aus globalen Buchungssystemen, Routen für Bahn, Bus und Auto, Ihrer Reiserichtlinie und Ihren Firmentarifen sowie CO2 auf Basis von atmosfair-Daten nach VDR-Standard. Drei Ansichten (maximale Produktivität, minimales CO2, niedrigste Ticketkosten) bringen die Optionen in eine Reihenfolge, und die Details jeder Stadt zeigen Reisekosten, CO2, Reisezeit und Arbeitskosten, mit Export als PDF oder CSV.

Gegenüber dem Ort, den Sie sonst gewählt hätten, bedeutet das bis zu 35 % weniger Reisekosten und bis zu 42 % weniger CO2. Ein DAX-Konzern hat mit 219 Meetings und 5.652 Teilnehmenden rund 1.170 t CO2 vermieden und über 1 Mio. € Reisekosten gespart.

Häufige Fragen

Was ist das wichtigste Kriterium bei der Wahl des Tagungsorts?

Woher Ihre Teilnehmenden anreisen. Reisekosten, CO2 und Reisezeit ergeben sich aus der Kombination von Abreiseorten und Kandidatenstadt. Dort beginnt die Analyse.

Sollte ein Meeting am Hauptsitz stattfinden?

Wenn die meisten Teilnehmenden dort oder in der Nähe arbeiten, ja. Reisen sie von mehreren Orten an, ist eine Stadt zwischen den wichtigsten Abreiseorten oder eine mit besseren Bahn- und Flugverbindungen für die Gruppe oft günstiger und schneller.

Wie viele Orte sollte ich vergleichen?

So viele, wie für Ihre Veranstaltung realistisch sind. Mit Software kostet der Vergleich Dutzender Städte keinen zusätzlichen Aufwand. Von Hand sind drei bis fünf Orte die praktische Grenze.

Hat der günstigste Ort auch das wenigste CO2?

Nicht immer. Eine Stadt, die günstig per Kurzstreckenflug erreichbar ist, kann mehr Emissionen verursachen als eine, die man mit der Bahn erreicht. Deshalb hilft es, Kosten, CO2 und Reisezeit nebeneinander zu sehen und eigene Prioritäten zu setzen.

Brauche ich die Namen der Teilnehmenden?

Nein. Abreiseorte und Personenzahl genügen: eine Stadt, eine Postleitzahl oder ein Flughafen pro Gruppe.

Möchten Sie sehen, was der richtige Ort bei Ihrem nächsten Meeting spart? Buchen Sie eine Demo, dann schauen wir uns gemeinsam eine Ihrer Veranstaltungen an. Oder testen Sie kostenlos mit einem Testzugang für eine Veranstaltung mit bis zu 10 Teilnehmenden.