Alternative Termine: wie das Datum Kosten und CO2 verändert

Der Termin eines Meetings verändert seine Reisekosten, sein CO2 und manchmal sogar, welcher Ort der beste ist. Ticketpreise, Hotelraten und Verbindungen schwanken mit Nachfrage, Ferien und Messen. Dieselbe Stadt kann in einer Woche eine gute und in der nächsten eine teure Wahl sein. Wer bis zu drei Terminoptionen für dieselbe Veranstaltung von Tür zu Tür vergleicht, findet die beste Kombination aus Ort und Zeit, statt eines festzulegen und beim anderen auf Glück zu hoffen.

Meistens gilt der Termin als gesetzt, und der Ort wird darum herum geplant. Dabei ist der Termin oft flexibler, als er scheint: Häufig passt jede Woche eines Monats, solange die wichtigen Personen dabei sein können. Diese Flexibilität ist bares Geld wert.

Warum der Termin Kosten und CO2 verändert

Drei Dinge hängen am Datum.

Ticketpreise. Flugpreise reagieren auf die Nachfrage auf jeder Strecke und an jedem Tag. Typische Spitzen sind die Pendeltage der Geschäftsreisenden, Beginn und Ende der Schulferien und lange Wochenenden. Bahnpreise mit dynamischer Preisgestaltung verhalten sich ähnlich, und Plätze in beliebten Zügen sind schnell weg.

Hotels. Zimmerpreise und Verfügbarkeit hängen davon ab, was sonst in der Stadt los ist. Eine große Messe, ein Kongress oder ein Sportereignis kann die Hotels füllen und die Preise weit über das Übliche treiben. Sind die Zimmer nahe der Location vergeben, verteilen sich die Teilnehmenden über die Stadt und brauchen Transfers, oder sie reisen einen Tag früher an.

Verbindungen. Fahrpläne sind nicht jede Woche gleich. Bauarbeiten können eine Direktverbindung kappen, ein Saisonflug startet womöglich erst später, und der jährliche Fahrplanwechsel im Dezember kann Verbindungen hinzufügen oder streichen. Fällt ein direkter Zug weg, steigen manche aufs Flugzeug um, und ein Flug mit Umstieg über ein Drehkreuz legt mehr Strecke zurück als ein direkter. So wirkt sich der Termin nicht nur auf die Kosten, sondern auch auf das CO2 aus.

Der Termin kann den besten Ort verändern

Diesen Punkt übersehen die meisten. Weil jede Stadt auf ihre eigenen Veranstaltungen und Verbindungen reagiert, bleibt die Reihenfolge der Kandidatenstädte nicht über alle Termine gleich.

Nehmen wir eine hypothetische Partnerkonferenz mit 150 Teilnehmenden aus neun Ländern und drei möglichen Wochen im Frühjahr. In der ersten Woche findet in der Stadt, die bei den Reisekosten vorn liegt, eine große Messe statt: Hotelzimmer sind knapp und teuer, die zweitplatzierte Stadt zieht vorbei. In der zweiten Woche verteuern die Osterferien in mehreren Herkunftsländern die wichtigsten Strecken in beide Städte. In der dritten Woche trifft keines von beidem zu, und der ursprüngliche Favorit liegt mit den niedrigsten Gesamtkosten wieder vorn.

Hätte die Organisation die erste Woche fest eingeplant, wäre bestenfalls die zweitbeste Stadt zu einem Aufpreis herausgekommen. Erst der gemeinsame Blick auf Ort und Termin zeigt die Kombination, die sonst verborgen bleibt.

Was einen Termin teuer macht

Bevor Sie rechnen, lohnt ein Blick auf die typischen Spitzen. Prüfen Sie für jede Terminoption:

• Messen, Kongresse und Großveranstaltungen in jeder Kandidatenstadt

• Feiertage und Schulferien, an den Abreiseorten ebenso wie am Tagungsort

• erste und letzte Ferientage, an denen Urlaubs- und Geschäftsreisen zusammenfallen

• Anreisetage, die eine Hotelnacht erzwingen, etwa ein Montagmorgen, der Fernreisende schon am Sonntag anreisen lässt

• Bauarbeiten oder Fahrplanwechsel auf den wichtigsten Strecken

• die Jahreszeit: Wetterrisiken im Flugverkehr oder die Hochsaison am Zielort

Keiner dieser Punkte schließt einen Termin allein aus. Sie zeigen, wo Sie genau hinschauen sollten.

Warum bis zu drei Termine

Ein einziger Termin lässt keine Alternative. Zu viele Termine machen die Abstimmung unmöglich. Drei sind ein praktikabler Mittelweg: genug Spielraum, um einer Messewoche oder einer Ferienspitze auszuweichen, und trotzdem gut mit Geschäftsleitung und Vortragenden abzustimmen.

Wählen Sie Termine, die sich wirklich unterscheiden, also verschiedene Wochen statt Dienstag und Mittwoch derselben Woche. Klären Sie zuerst das Unverrückbare: Verfügbarkeit des Vorstands, Vortragende, Produktstarts, das Ende des Geschäftsjahres. Die drei Termine, die dann übrig bleiben, entscheidet die Rechnung, nicht eine Umfrage.

So vergleichen Sie Terminoptionen

1. Rahmen festlegen. Halten Sie fest, wer zwingend dabei sein muss und welche Zeiträume ausscheiden.

2. Bis zu drei Termine wählen. Verteilen Sie sie nach Möglichkeit auf verschiedene Wochen.

3. Alles andere gleich lassen. Verwenden Sie für jeden Termin dieselben Abreiseorte, Personenzahlen, Reiseklassen und Kandidatenstädte, damit der Vergleich fair bleibt.

4. Von Tür zu Tür rechnen. Berechnen Sie für jeden Termin und jede Stadt Reisekosten, CO2 und Reisezeit, wie in Reisekosten eines Meetings richtig berechnen beschrieben.

5. Kombinationen vergleichen, nicht Ranglisten. Suchen Sie die beste Stadt und den besten Termin zusammen. Die beste Stadt am ersten Termin ist nicht unbedingt die beste insgesamt.

6. Praktisches prüfen. Bestätigen Sie für die führenden Kombinationen Hotelverfügbarkeit, Kapazität der Location und Veranstaltungen in der Stadt.

7. Vergleichsmaßstab festhalten. Notieren Sie Termin und Ort, die Sie ohnehin gewählt hätten, damit sich die Einsparung zeigen lässt.

Ticketpreise sind Live-Daten. Eine Berechnung ist daher am genauesten, wenn Entscheidung und Buchung nicht weit auseinanderliegen.

So vergleicht der Meeting Place Finder Termine

Jede Berechnung im Meeting Place Finder umfasst eine Veranstaltung an einem Termin. Sie können bis zu drei Termine vergleichen, und jeder Termin ist eine eigene Berechnung. Wir berechnen die Reise aller Teilnehmenden zu jeder Kandidatenstadt an jedem Termin, mit echten Flugplänen und Tarifen, und zeigen Reisekosten, CO2 und Reisezeit nebeneinander.

Einen Wunschort, den Sie bereits im Blick haben, können Sie an jedem Termin mit der besten Option vergleichen. Alle Kriterien von den Abreiseorten bis zur Barrierefreiheit finden Sie in unserem Leitfaden Tagungsort finden.

Jeder Termin ist eine eigene Berechnung, zwei Termine kosten also doppelt so viel wie einer; den Preis für Ihre Veranstaltung sendet Ihnen unser Vertrieb. Wie die Preise funktionieren und wann sich ein Abonnement lohnt, erklärt die Seite Preise und Credits.

Häufige Fragen

Wie viele Terminoptionen sollte ich vergleichen?

Bis zu drei. Das reicht meist, um einer Messewoche oder Ferienspitze auszuweichen, und lässt sich mit allen, die dabei sein müssen, gut abstimmen.

Wie wirken sich Messen auf die Kosten eines Meetings aus?

Sie füllen die Hotels der Messestadt und treiben Zimmerpreise und teils auch Ticketpreise. Eine Stadt, die in einer normalen Woche die beste Wahl ist, kann während einer großen Messe zur teuren Option werden.

Verändert der Termin auch die CO2-Emissionen?

Ja. Gibt es an einem Termin keinen direkten Zug oder Flug, wechseln Teilnehmende das Verkehrsmittel oder nehmen Umstiegsverbindungen mit mehr Strecke. Beides verändert das CO2.

Kostet der Vergleich mehrerer Termine extra?

Ja: Jeder Termin ist eine eigene Berechnung, zwei Termine kosten also doppelt so viele Credits wie einer. Beliebig viele Städte sind jeweils enthalten. Vergleichen Sie die Termine, die für Ihre Veranstaltung wirklich infrage kommen.

Welcher Wochentag eignet sich am besten für ein Meeting?

Das hängt davon ab, woher die Teilnehmenden anreisen. Eine Startzeit, zu der auch die am weitesten Anreisenden am selben Tag ankommen, spart Hotelnächte. Das lässt sich leichter berechnen als schätzen.

Möchten Sie sehen, wie viel ein anderer Termin ausmacht? Buchen Sie eine Demo, dann vergleichen wir gemeinsam die Termine einer Ihrer Veranstaltungen. Oder testen Sie kostenlos mit einem Testzugang für eine Veranstaltung und einen Termin.