Reisezeit Tür zu Tür: was sie für die Produktivität bedeutet

Die Reisezeit entscheidet über die Produktivität, weil jede Stunde unterwegs eine Stunde ist, die für die eigentliche Arbeit fehlt. Und es zählt die Reisezeit von Tür zu Tür, nicht die Zeit in der Luft. Ein einstündiger Flug füllt schnell einen halben Arbeitstag, wenn man den Weg zum Flughafen, die Sicherheitskontrolle, das Warten und den Weg in die Stadt mitrechnet. Bei einem Meeting legt der Ort diese Stunden für alle Teilnehmenden gleichzeitig fest. Wer ihn nach der Reisezeit von Tür zu Tür wählt, schützt mehr Arbeitszeit als jede Regel in der Reiserichtlinie.

Ticketpreise werden Zeile für Zeile geprüft. Die Zeit, die Teilnehmende für die Anreise aufwenden, taucht dagegen kaum irgendwo auf, obwohl sie die Ticketpreise übertreffen kann. So machen Sie sie sichtbar und planen mit ihr.

Flugzeit oder Reisezeit von Tür zu Tür

Die Flugzeit steht in jeder Buchungsmaske, also wird sie verglichen. Doch der Flug ist nur der mittlere Teil der Reise. Ein Beispiel:

• 45 Minuten vom Büro zum Flughafen

• 75 Minuten vor Abflug für Sicherheitskontrolle, Gate und Boarding

• 60 Minuten in der Luft

• 20 Minuten, um Flugzeug und Flughafen zu verlassen

• 40 Minuten in die Stadt zur Location

Das sind vier Stunden von Tür zu Tür für einen einstündigen Flug, eine Strecke. Dieselbe Reise mit einem direkten Zug: 15 Minuten zum Bahnhof, 10 Minuten am Gleis, dreieinhalb Stunden Fahrt und 15 Minuten zur Location. Insgesamt etwas länger, davon aber dreieinhalb Stunden an einem Tisch.

Die Werte in diesem Beispiel sind Annahmen, Ihre Strecken sehen anders aus. Das Prinzip bleibt: Nur von Tür zu Tür lassen sich zwei Reisen, und damit zwei Tagungsorte, fair vergleichen.

Nutzbare und verlorene Zeit

Nicht jede Reisestunde ist gleich verloren.

• Bahn. Mit Sitzplatz und Tisch lassen sich lange Abschnitte für konzentrierte Arbeit, Lektüre oder Telefonate nutzen, je nach Netzabdeckung auf der Strecke.

• Kurzstreckenflüge. Sicherheitskontrolle, Boarding, Start und Landung lassen wenig nutzbare Zeit. Die Stunden rund um den Flug sind zerstückelt.

• Auto. Die Zeit am Steuer ist für die Arbeit verloren, und eine lange Fahrt vor einem ganztägigen Meeting macht müde.

• Umstiege und Wartezeiten. Eine Verbindung mit zwei Stunden Aufenthalt fügt Stunden hinzu, die sich kaum sinnvoll nutzen lassen.

Auch Zeit außerhalb der Arbeitszeit hat ihren Preis. Der Wecker um 5 Uhr für den ersten Flug, der Abend fern von zu Hause und der müde erste Morgen beeinflussen, wie viel jemand zum Meeting beitragen kann. Ob Reisezeit als Arbeitszeit gilt und wie sie ausgeglichen wird, hängt von Arbeitsverträgen und den jeweiligen Regeln ab. Klären Sie das mit der Personalabteilung, bevor Sie ihr einen Wert geben.

Den Produktivitätsverlust beziffern

Um Reisezeit mit Kosten vergleichbar zu machen, brauchen Sie drei Dinge:

1. Stunden von Tür zu Tür pro Person und Kandidatenstadt, idealerweise aufgeteilt in nutzbare und verlorene Zeit.

2. Einen internen Stundensatz, auf den sich Personalabteilung oder Controlling einigen. Er muss nicht genau sein, um zu helfen, aber einheitlich.

3. Eine eigene Zeile im Bericht. Arbeitszeit, die nicht unterwegs verloren geht, zählt zu den vermiedenen Kosten, nicht zu den echten Einsparungen. Weisen Sie sie neben den Reisekosten aus, nicht darin.

Ein hypothetisches Beispiel: 40 Teilnehmende, zwei Kandidatenstädte. In der ersten braucht jede Person sechs Stunden von Tür zu Tür für Hin- und Rückreise, zusammen 240 Stunden. In der zweiten sind es viereinhalb Stunden, zusammen 180 Stunden. Die zweite Stadt gibt 60 Stunden zurück, das entspricht siebeneinhalb Arbeitstagen zu acht Stunden, noch bevor ein einziger Ticketpreis verglichen ist. Wie das zu Tickets und Hotelnächten passt, zeigt unser Beitrag Reisekosten eines Meetings richtig berechnen.

Faire Anreise: auf die längste Reise schauen

Summen verdecken Menschen. Ein Ort kann insgesamt wenig Reisezeit verursachen und trotzdem für ein Regionalteam oder die Kolleginnen und Kollegen eines kleineren Standorts einen ganzen Reisetag bedeuten. Sie kommen spät an, verpassen das Abendprogramm oder brauchen eine zusätzliche Nacht, und irgendwann kommen sie nicht mehr.

Fairness verdient einen eigenen Blick:

• Wer reist am längsten, und wie lange?

• Muss jemand vor Sonnenaufgang los oder kommt erst nach Mitternacht nach Hause?

• Sind es immer dieselben, die die langen Anreisen haben?

Manche Organisationen setzen eine einfache Regel, etwa eine maximale Reisezeit pro Strecke für alle Teilnehmenden. Andere nehmen eine längere Anreise für wenige in Kauf, wenn sie vielen viel erspart, solange das eine bewusste Entscheidung ist. Mehr dazu lesen Sie in Faire Reisezeit für alle Teilnehmenden.

Arbeitszeiten und Reisefenster

Produktive Anreisen hängen auch davon ab, wann gereist wird. Ein Meeting, das um 9 Uhr beginnt, lässt weit Anreisende schon am Vorabend kommen. Ein Beginn um 11 Uhr erlaubt denselben Personen vielleicht die Anreise am selben Tag und spart eine Hotelnacht und einen Abend außer Haus. Für das Ende gilt dasselbe umgekehrt.

Legen Sie beim Vergleich der Orte das Reisefenster fest, das Sie akzeptieren: früheste Abfahrt, späteste Ankunft, wie viele Umstiege und wie viel Wartezeit. Diese Regeln bestimmen, welche Verbindungen zählen, und damit, welche Stadt vorn liegt.

Die Produktivitätsansicht im Meeting Place Finder

Der Meeting Place Finder rechnet die ganze Reise für alle Teilnehmenden: Fahrzeit, Umstiege und Wartezeit sowie den Weg zum Bahnhof oder Flughafen. Optionen für Umstiege, Tarifarten, Wartezeit und Arbeitszeiten legen Sie zusammen mit Ihrer Reiserichtlinie fest.

Drei Ansichten ordnen die Kandidatenstädte: maximale Produktivität für die geringste Zeit unterwegs, minimales CO2 für die niedrigsten Emissionen und niedrigste Ticketkosten für die geringsten Reisekosten. Alle drei beruhen auf derselben Datenbasis. Die Reisedetails jeder Stadt zeigen die Reise von jedem Abreiseort. So gehört die faire Anreise zur Entscheidung und ist kein Nachgedanke.

Manchmal sind der produktivste Ort und der Ort mit dem wenigsten CO2 derselbe, etwa eine Stadt, die die meisten mit schnellen Direktzügen erreichen. Manchmal liegen sie auseinander. Alle drei Ansichten nebeneinander machen den Zielkonflikt sichtbar, die Entscheidung liegt bei Ihnen. Welche Daten hinter jeder Reisezeit stehen, erklärt So rechnen wir.

Häufige Fragen

Was bedeutet Reisezeit von Tür zu Tür?

Die gesamte Reise vom Startort bis zur Location: der Weg zum Bahnhof oder Flughafen, Wartezeit, Sicherheitskontrolle, die Fahrt oder der Flug, Umstiege und der Weg zur Location.

Ist Fliegen immer schneller als die Bahn?

Von Tür zu Tür nicht. Auf vielen kurzen und mittleren Distanzen braucht ein direkter Zug von Innenstadt zu Innenstadt ähnlich lange, und mehr von der Zeit lässt sich zum Arbeiten nutzen.

Wie bewerte ich Reisezeit in Euro?

Einigen Sie sich mit Personalabteilung oder Controlling auf einen internen Stundensatz, multiplizieren Sie ihn mit den Stunden unterwegs und weisen Sie das Ergebnis als vermiedene Kosten aus, getrennt von den Reisekosten.

Zählt Reisezeit als Arbeitszeit?

Das hängt von Arbeitsverträgen und den jeweiligen Regeln ab. Klären Sie es mit der Personalabteilung, bevor Sie es in eine Rechnung aufnehmen.

Kann ich ein Meeting auf maximale Produktivität planen?

Ja. Im Meeting Place Finder ordnet die Ansicht „maximale Produktivität“ die Kandidatenstädte nach der geringsten Zeit, die Ihre Teilnehmenden unterwegs sind.

Möchten Sie sehen, wie viele Arbeitsstunden der richtige Ort zurückgibt? Buchen Sie eine Demo, dann schauen wir uns gemeinsam eines Ihrer Meetings an. Oder testen Sie kostenlos mit einem Testzugang für eine Veranstaltung mit bis zu 10 Teilnehmenden.