Den Tagungsort gegenüber dem Einkauf begründen

Der Einkauf akzeptiert einen Tagungsort, wenn die Entscheidung so dokumentiert ist wie jede andere Vergabe: eine klare Ausgangsbasis, Alternativen auf derselben Grundlage verglichen, das Ergebnis in Euro und ein nachvollziehbarer Weg dorthin. Konkret heißt das: ein Benchmark-Ort, der gewählte Ort, die Reisekosten aller Teilnehmenden zu beiden und die Einsparung getrennt nach harten Einsparungen und vermiedenen Kosten. Liegt dieser Vergleich als Bericht vor, wird das Gespräch mit dem Einkauf kurz.

Dieser Beitrag zeigt, worauf der Einkauf achtet, wie Sie eine glaubwürdige Benchmark setzen, warum harte Einsparungen und vermiedene Kosten in getrennte Zeilen gehören und was eine Entscheidungsvorlage für den Tagungsort enthalten sollte.

Was der Einkauf in einer Entscheidungsvorlage sehen will

Ob sich eine Stadt richtig anfühlt, interessiert den Einkauf selten. Er will wissen, ob die Entscheidung standhält, wenn später jemand anderes darauf schaut. Bei Reisen zu Meetings läuft das meist auf fünf Fragen hinaus:

• Was war die Ausgangsbasis? Welcher Ort wäre ohne Analyse gewählt worden, und was hätte er gekostet?

• Waren die Alternativen echt? Wurden genug Kandidatenstädte verglichen, und wurden sie gleich gerechnet?

• Sind die Zahlen belastbar? Echte Tarife und Flugpläne, die Reiserichtlinie und verhandelte Raten statt Durchschnittswerten aus einer Tabelle.

• Welche Art von Einsparung ist es? Geld, das das Budget nicht verlässt, oder Kosten, die gar nicht erst entstehen?

• Ist es nachvollziehbar? Lässt sich die Entscheidung für ein Audit, eine Lieferantenbewertung oder die nächste Budgetrunde rekonstruieren?

Reisekosten sind schwer greifbar, weil sie sich auf Dutzende oder Hunderte einzelne Buchungen verteilen, die keine einzelne Rechnung zeigt. Genau deshalb will der Einkauf sie sehen, bevor der Ort feststeht, statt sie hinterher aus Reisekostenabrechnungen zusammenzusuchen. Wie die Berechnung im Detail funktioniert, lesen Sie in unserem Beitrag Reisekosten eines Meetings berechnen.

Benchmark gegen gewählten Ort: der Vergleich, der zählt

Jede Einsparung braucht einen Bezugspunkt. Beim Tagungsort ist die belastbarste Benchmark der Ort, den Sie ohnehin gewählt hätten: die Stadt vom letzten Jahr, die Zentrale, der Ort, den die Fachabteilung vorgeschlagen hat. Er ist konkret, jemand hat ihn vorgeschlagen, und niemand kann behaupten, er sei erfunden, um das Ergebnis gut aussehen zu lassen.

Der Vergleich trägt nur, wenn beide Orte unter identischen Bedingungen gerechnet werden:

• dieselben Teilnehmenden, Abreiseorte und Personenzahlen

• dieselben Termine

• dieselbe Reiserichtlinie, dieselben Reiseklassen und verhandelten Raten

• dieselbe Methode für Reisezeit und CO2

Im Meeting Place Finder wird Ihr Wunschort zur Benchmark. Der enthaltene Kosten- und CO2-Rechner analysiert ihn zuerst: Reisekosten, CO2 und Reisezeit für alle Teilnehmenden. Danach ranken wir jede Kandidatenstadt und vergleichen die beste mit Ihrer Benchmark in derselben Berechnung, in Euro, Tonnen und Stunden. Weil beide Seiten aus einer Berechnung stammen, ist die Differenz ein echter Vergleich und nicht zwei Schätzungen nebeneinander.

Ein Tipp für die Vorlage: Zeigen Sie mehr als den Sieger. Drei oder vier Kandidaten mit Kosten, CO2 und Reisezeit belegen, dass Alternativen ernsthaft geprüft wurden. Und sie lassen dem Einkauf Raum, sich aus Gründen, die die Zahlen nicht abbilden, etwa der Verfügbarkeit einer Location, für den Zweitplatzierten zu entscheiden.

Harte Einsparungen und vermiedene Kosten

Hier verlieren viele Standortentscheidungen an Glaubwürdigkeit. Wer alles in eine Zahl „Einsparung“ packt, provoziert die Frage, ob das Geld wirklich im Budget bleibt. Getrennt ausgewiesen, werden beide Werte leichter akzeptiert.

So, wie die Begriffe im Einkauf meist verwendet werden:

• Harte Einsparungen sind eine messbare Senkung gegenüber einer echten Ausgangsbasis. War das Meeting in der Benchmark-Stadt geplant und Sie verlegen es in eine Stadt mit geringeren Reisekosten, ist die Differenz Geld, das nicht ausgegeben wird.

• Vermiedene Kosten (Cost Avoidance) sind Kosten, die entstanden wären, aber nie fest eingeplant waren. Lag eine teurere Option auf dem Tisch oder wären die Tarife am ursprünglichen Termin höher gewesen, verhindert die andere Wahl diese Kosten. Der Effekt ist real, senkt aber keine bestehende Budgetposition.

Wie Ihr Unternehmen die beiden Kategorien verbucht, entscheiden Controlling und Einkauf. Unser Einsparbericht zeigt die eingesparten Reisekosten und das eingesparte CO2 gegenüber Ihrem Vergleichsort, als Grundlage für diese Aufteilung.

Ein dokumentierter Vergleich für Compliance

Neben der Einsparung selbst achtet der Einkauf auf den Prozess. Ein dokumentierter Vergleich beantwortet Fragen, die sonst Monate später kommen:

• Warum diese Stadt und keine andere? Das Ranking zeigt es.

• Wurde die Reiserichtlinie eingehalten? Die Berechnung nutzt Ihre Reiseklassen und Regeln.

• Welche Daten wurden verwendet? Flüge mit echten Flugplänen und Tarifen aus globalen Buchungssystemen, Bahn, Bus und Auto über Routing-Dienste, Reisezeit von Tür zu Tür.

• Was bedeutet das für die Emissionen? CO2 berechnen wir mit Daten von atmosfair nach VDR-Standard, im Einklang mit dem GHG Protocol für Scope 3, Kategorie 6 (Geschäftsreisen). Mehr dazu in unserem Beitrag zu Scope 3, Kategorie 6, bei Reisen zu Meetings.

Hat Ihr Unternehmen Klimaziele gesetzt, wiegt der letzte Punkt schwer, siehe SBTi-Ziele und Reisen zu Meetings. Derselbe Vergleich, der den Ort gegenüber dem Einkauf begründet, liefert Ihrem Nachhaltigkeitsteam eine dokumentierte CO2-Zahl für das Meeting. Eine Vorlage, zwei Zielgruppen.

Was in die Entscheidungsvorlage gehört

Eine Entscheidungsvorlage zum Tagungsort muss nicht lang sein. Ein bis zwei Seiten tragen die Entscheidung, die Detailtabellen gehören in den Anhang. Ein bewährter Aufbau:

1. Das Meeting. Zweck, verglichene Termine, Zahl der Teilnehmenden und ihre Abreiseorte (Orte und Personenzahlen, keine Namen).

2. Die Benchmark. Der Ort, der ohne Analyse gewählt worden wäre, und warum.

3. Die Kandidaten. Die besten Städte mit Reisekosten, CO2 und Reisezeit für die ganze Gruppe.

4. Die Empfehlung. Der gewählte Ort und die Gründe, auch jenseits der Zahlen: Verfügbarkeit der Location, Messen, die zum Termin die Hotels füllen, faire Anreisen.

5. Die Einsparung. Harte Einsparungen und vermiedene Kosten gegenüber der Benchmark in getrennten Zeilen, dazu eingespartes CO2 und eingesparte Reisezeit.

6. Die Methode. Datenquellen, angewandte Reiserichtlinie, CO2-Methode.

7. Der Anhang. Der vollständige Export der Berechnung.

Der Meeting Place Finder exportiert alle Details einer Berechnung als PDF und die Reisedetails als CSV. Das PDF geht in die Freigabe, die CSV-Datei in die eigene Auswertung des Einkaufs oder in das System, das Ihre Einsparungen erfasst.

Was die Analyse kostet und was sie bringen kann

Der Einkauf wird auch fragen, was die Analyse selbst kostet. Wir berechnen einen Preis pro Berechnung: eine Veranstaltung an einem Termin, beliebig viele Städte; jeder weitere Termin ist eine eigene Berechnung. Teilnehmende werden in Stufen berechnet, ähnlich wie beim Steuertarif: Ab dem 101. Teilnehmer kostet jeder weitere weniger, und es gibt keine Grundgebühr. Den Preis für Ihre Veranstaltung sendet Ihnen unser Vertrieb. Mehr zu den Preisen auf der Seite Preise und Credits.

Zur Einordnung: In einer Fallstudie mit einem DAX-Konzern haben 219 Meetings mit 5.652 Teilnehmenden über 1 Mio. € Reisekosten gespart und rund 1.170 t CO2 vermieden. Geschätzt sind das etwa 188 € Reisekosten pro Person. Ihre Meetings sind anders, deshalb zeigt die Berechnung die Zahlen für Ihre eigenen Teilnehmenden. Insgesamt sehen wir bis zu 35 % weniger Reisekosten und bis zu 42 % weniger CO2.

Häufige Fragen

Was ist die beste Benchmark für einen Tagungsort?

Der Ort, den Sie ohne Analyse gewählt hätten: die Stadt vom letzten Jahr, die Zentrale oder der Vorschlag der Fachabteilung. Er ist konkret und wurde nicht gewählt, um das Ergebnis zu schönen.

Warum harte Einsparungen und vermiedene Kosten getrennt ausweisen?

Weil sie für die Finanzabteilung Unterschiedliches bedeuten. Harte Einsparungen senken Ausgaben gegenüber einer echten Ausgangsbasis, vermiedene Kosten verhindern Ausgaben, die nie fest eingeplant waren. Getrennt werden beide Zahlen leichter akzeptiert.

Enthält der Einsparbericht auch CO2?

Ja. Neben Kosten und Reisezeit zeigt jede Berechnung das CO2 nach VDR-Standard, bereit für das Reporting nach Scope 3, Kategorie 6.

Kann ich den Vergleich für unseren Freigabeprozess exportieren?

Ja. Alle Details lassen sich als PDF exportieren, die Reisedetails als CSV. So passen sie in eine Freigabevorlage ebenso wie in die Werkzeuge des Einkaufs.

Ihre nächste Entscheidungsvorlage vorbereiten

Wenn Sie sehen möchten, wie ein Einsparbericht für Ihr nächstes Meeting aussieht, testen Sie kostenlos mit einer kleinen Veranstaltung oder buchen Sie eine Demo. Gern erklären wir Ihrem Einkauf die Methode.