Meeting-Beratung als Service der TMC

Eine Travel Management Company kann ihre Firmenkunden beraten, wo ein Meeting stattfinden soll, bevor die erste Reise gebucht ist. Sie vergleichen die infrage kommenden Städte nach Reisekosten, CO2 und Reisezeit von Tür zu Tür, auf Basis der Reiserichtlinie und der verhandelten Raten des Kunden, empfehlen den besten Ort, und die Buchungen folgen bei Ihnen. Zu jedem Meeting gibt es danach einen Einsparungsreport, den der Kunde für den Einkauf und sein Scope-3-Reporting nutzen kann.

Dieser Beitrag zeigt, warum die Ortsfrage in den meisten TMC-Angeboten für Meetings und Veranstaltungen fehlt, was eine Ortsberatung vor der Reise umfasst, wie sie in Ihre Abläufe passt und wie Sie ihren Nutzen gegenüber Firmenkunden belegen.

Die Entscheidung fällt vor der Buchung

TMCs sind stark im „Wie“ der Geschäftsreise: passender Tarif, Einhaltung der Reiserichtlinie, Fürsorgepflicht, konsolidierte Daten. Das „Wo“ eines Meetings wird dagegen früher und an anderer Stelle entschieden. Jemand legt in einer Kalendereinladung eine Stadt fest, vielleicht die Zentrale, vielleicht den Ort vom letzten Jahr, und ab diesem Moment stehen Reisekosten und Emissionen aller Teilnehmenden weitgehend fest. Wenn die erste Buchung bei Ihrem Team ankommt, bleibt wenig zu optimieren.

Interne Meetings sind in Reisedaten zudem schwer zu erkennen. Dreißig Personen, die zum selben zweitägigen Workshop fliegen, erscheinen als dreißig einzelne Buchungen. Läuft das Meeting nicht über einen Meetings-und-Events-Desk, betrachtet niemand die Reisen gemeinsam und fragt, ob eine andere Stadt günstiger, klimafreundlicher oder weniger anstrengend gewesen wäre.

Genau hier liegt die Chance für eine TMC. Sie wissen bereits, wo die Reisenden Ihrer Kunden starten, welche Richtlinie gilt und welche Raten verhandelt sind. Mit einer Beratung zum Meeting-Ort wird aus diesem Wissen eine Leistung, die vor der Buchung ansetzt und nicht erst danach.

Was eine Ortsberatung vor der Reise umfasst

Eine Ortsberatung vergleicht mögliche Städte für ein bestimmtes Meeting und eine bestimmte Gruppe von Teilnehmenden. Im Meeting Place Finder geben Sie die Startorte mit Personenzahl ein: Stadt, Postleitzahl oder Flughafen je Gruppe, ohne Namen. Jede Kandidatenstadt wird dann nach drei Größen bewertet:

• Reisekosten, berechnet aus echten Flugplänen und Tarifen globaler Buchungssysteme sowie Routingdiensten für Bahn, Bus und Auto. Reiserichtlinie, Reiseklassen und verhandelte Raten des Kunden fließen ein, das Ergebnis zeigt also, was der Kunde tatsächlich zahlen würde.

• CO2, berechnet mit Daten von atmosfair nach VDR-Standard, im Einklang mit dem GHG Protocol für Scope 3 Kategorie 6 (Geschäftsreisen). Die zusätzliche Klimawirkung von Flügen in großer Höhe wird ausgewiesen.

• Reisezeit von Tür zu Tür, denn sie entscheidet, ob die Teilnehmenden arbeitsfähig ankommen.

Drei Ansichten zeigen die Extreme: maximale Produktivität, minimales CO2 und niedrigste Ticketkosten. Die Reisedetails zeigen außerdem die Reise von jedem Abreiseort, so können Sie eine unfaire Verteilung früh ansprechen. Ist der Termin flexibel, vergleichen Sie bis zu drei Termine, jeden Termin als eigene Kalkulation. Hat der Kunde schon einen Ort im Kopf, analysieren Sie diesen Wunschort und stellen ihn dem optimalen Ort gegenüber; diese Kosten- und CO2-Analyse ist ohne Aufpreis enthalten.

So passt die Meeting-Beratung in Ihre Abläufe

Für die Ortsberatung brauchen Sie keine neue Abteilung, sondern einen klaren Auslöser und wenige Minuten Arbeit pro Meeting. Die meisten TMCs finden drei Einstiegspunkte:

• Ihr Meetings-und-Events-Desk. Fragt ein Kunde Unterstützung für ein Meeting an, ist die Standortanalyse der erste Schritt im Angebot, vor Location-Suche und Gruppenbuchung.

• Die Organisierenden beim Kunden. Mit dem Outlook-Add-in planen Mitarbeitende direkt aus der Besprechungsanfrage. Es ist kostenlos über Microsoft AppSource installierbar, die IT des Kunden weist es Personen oder Gruppen zu. Die Empfehlung erscheint dort, wo das Meeting ohnehin geplant wird.

• Ihre Buchungsplattform. Über White Label oder API erscheint die Empfehlung in Ihren eigenen Tools und in Ihrem Branding.

Ein typischer Ablauf am Meetings-Desk:

1. Startorte als Personenzahl je Standort oder Flughafen sammeln. Ihre Profildaten decken das meist ab.

2. Kandidatenstädte ergänzen: Standorte des Kunden, gut angebundene Drehkreuze und einen etwaigen Wunschort.

3. Reiserichtlinie und verhandelte Raten des Kunden hinterlegen.

4. Das Ranking erstellen, bei offenem Termin mit alternativen Daten, und die Ansicht wählen, die zu den Zielen des Kunden passt.

5. Die Empfehlung mit Vergleich versenden, inklusive des Abstands zwischen Wunschort und bestplatziertem Ort.

6. Die Reisen für den gewählten Ort buchen und den Report für das Account-Review aufbewahren.

Erst die Empfehlung, die Buchung bleibt bei Ihnen

Die Beratung zum Meeting-Ort ist kein Umweg um Ihr Kerngeschäft herum, sie führt direkt hinein. Die Empfehlung beruht auf derselben Art von Flugplänen und Tarifen, mit denen Ihr Team arbeitet, und sobald der Kunde eine Stadt gewählt hat, müssen die Reisen weiterhin nach seiner Richtlinie gebucht werden. Kommt die Beratung von Ihnen, folgt die Buchung ganz selbstverständlich bei Ihnen.

Auch das Gespräch mit dem Kunden verändert sich. Eine TMC, die nur Buchungen abwickelt, wird an Transaktionsgebühren und Servicelevels gemessen. Eine TMC, die mitentscheidet, wo Meetings stattfinden, ist Teil der Planung und früher im Prozess dabei. Für Firmenkunden mit einem zentralen Meeting-Programm macht das einen spürbaren Unterschied in der Wahrnehmung Ihrer Rolle.

Den Nutzen gegenüber Firmenkunden belegen

Firmenkunden beurteilen eine TMC auch danach, was sie im Account-Review vorlegen kann. Die Ortsberatung liefert pro Meeting eine Zahl, die sich leicht erklären lässt:

• Ein Einsparungsreport für den Einkauf, der die eingesparten Reisekosten und das eingesparte CO2 gegenüber dem Vergleichsort zeigt.

• Scope-3-Daten für Geschäftsreisen, bereit für das Nachhaltigkeitsreporting des Kunden. Unser Beitrag zu Scope 3 Kategorie 6 erklärt, wie Meeting-Reisen dort hineinpassen.

• Exporte als PDF und CSV für Ihre Reporting-Unterlagen.

Beginnen Sie mit den harten Einsparungen, so wie der Einkauf es tut. Für Kunden mit wissenschaftsbasierten Klimazielen zählt zusätzlich die CO2-Seite.

Zur Größenordnung: In unserer Fallstudie mit einem DAX-Konzern haben 219 Meetings mit 5.652 Teilnehmenden rund 1.170 t CO2 vermieden und über 1 Mio. € Reisekosten gespart. Das sind nach unserer Schätzung aus den Gesamtwerten etwa 188 € Reisekosten und rund 0,207 t CO2 pro Person. Jedes Meeting ist anders, doch der Wert pro Person zeigt Kunden, warum sich die Frage nach dem Ort lohnt.

Was die Beratung pro Meeting kostet

Jede Kalkulation hat einen Preis, für eine Veranstaltung an einem Termin und beliebig viele Städte; jeder weitere Termin ist eine eigene Kalkulation. Teilnehmende werden in Stufen berechnet, ähnlich wie bei der Steuerprogression: Ab dem 101. Teilnehmer kostet jeder weitere weniger. Es gibt keine Grundgebühr. Den Preis für Ihre Veranstaltung sendet Ihnen unser Vertrieb.

Berät eine TMC zu vielen Meetings im Jahr, ist ein Abonnement günstiger als einzelne Kalkulationen. Sprechen Sie uns an, dann finden wir gemeinsam die passende Lösung für Ihren Kundenstamm. Mehr zum Einsatz bei TMCs lesen Sie auf unserer Seite für Travel Management Companies.

Häufige Fragen

Ersetzt die Ortsberatung unsere Buchungstools?

Nein. Sie setzt vor der Buchung an und beantwortet, wo das Meeting stattfinden soll. Die Reisen werden danach wie gewohnt gebucht, in Ihren Tools und nach der Richtlinie des Kunden.

Welche Daten brauchen wir?

Die Startorte der Teilnehmenden als Personenzahl je Stadt, Postleitzahl oder Flughafen, ohne Namen. Reiserichtlinie, Reiseklassen und verhandelte Raten des Kunden machen das Ergebnis genauer.

Können Firmenkunden das Tool selbst nutzen?

Ja. Mit dem Outlook-Add-in planen Organisierende direkt aus der Besprechungsanfrage. Sie können die Empfehlung außerdem per White Label oder API in Ihrer eigenen Plattform anbieten.

Wie berichten Kunden über die Ergebnisse?

Jede Kalkulation liefert einen Einsparungsreport für den Einkauf und CO2-Werte je Meeting für das Scope-3-Reporting des Kunden, exportierbar als PDF oder CSV.

Mit einem Meeting Ihrer Kunden ausprobieren

Am aussagekräftigsten ist ein echtes Meeting aus Ihrem Kundenstamm. Buchen Sie eine Demo, dann gehen wir es gemeinsam durch, oder testen Sie kostenlos mit einer kleinen Veranstaltung mit bis zu 10 Teilnehmenden und fünf Städten.