Standortanalyse im Agentur-Pitch

Im Pitch einer Event-Agentur macht eine Standortanalyse aus der Destinationsempfehlung eine Zahl, die der Kunde prüfen kann: was jede infrage kommende Stadt an Reisekosten verursacht, wie viel CO2 die Anreise erzeugt und wie lange die Teilnehmenden unterwegs sind. Sie berechnen das aus den tatsächlichen Startorten, präsentieren es in Ihrem eigenen Branding und können es als Leistung abrechnen. Genau diesen Teil des Angebots lesen Einkauf und Nachhaltigkeitsteam am genauesten.

Dieser Beitrag zeigt, wie Agenturen einen datenbasierten Ortsvorschlag für einen MICE-Pitch aufbauen, was hineingehört, wie Sie Zielkonflikte offen darstellen und wie aus der Analyse eine abrechenbare Position wird statt unbezahlter Vorleistung.

Warum die Destinationsempfehlung heute mehr Pitches entscheidet

Früher bewerteten Unternehmen die Ortsideen einer Agentur für Konferenz, Kick-off oder Incentive vor allem nach Atmosphäre, Location und kreativem Konzept. Das zählt weiterhin. Doch das Briefing geht heute durch mehr Hände. Der Einkauf will wissen, warum die Veranstaltung kostet, was sie kostet. Das Nachhaltigkeitsteam muss die Reiseemissionen unter Scope 3 berichten. Und wer das Meeting verantwortet, möchte, dass die Teilnehmenden ausgeruht ankommen und nicht nach zwei Umstiegen.

Die Anreise ist meist der Kostenblock, den die Agentur weder steuert noch zeigt. Bei einem Meeting mit Teilnehmenden aus mehreren Ländern übersteigen die Reisekosten schnell die Kosten für Location und Catering. Damit ist die Wahl der Stadt der größte einzelne Hebel auf das Gesamtbudget, und genau hier kann eine Agentur etwas liefern, das keine Location-Broschüre bietet: einen Vergleich aller Optionen auf Basis echter Flugpläne und Tarife.

Wenn Sie die Frage „Wo treffen wir uns?“ mit Reisekosten, CO2 und Reisezeit pro Option beantworten, lässt sich Ihre Shortlist leichter begründen. Das Gespräch dreht sich dann nicht mehr um Geschmack, sondern um nachvollziehbare Abwägungen.

Was eine Standortanalyse für den Pitch enthält

Eine Standortanalyse vergleicht mögliche Destinationen für eine ganz bestimmte Gruppe von Teilnehmenden. Im Meeting Place Finder geben Sie die Startorte mit Personenzahl ein: Stadt, Postleitzahl oder Flughafen je Gruppe, ohne Namen. Daraus entsteht ein Ranking aller Städte nach:

• Reisekosten, berechnet aus echten Flugplänen und Tarifen globaler Buchungssysteme sowie Routingdiensten für Bahn, Bus und Auto. Hat der Kunde eine Reiserichtlinie, Reiseklassen oder verhandelte Raten, fließen diese ein.

• CO2, berechnet mit Daten von atmosfair nach VDR-Standard und im Einklang mit dem GHG Protocol, Scope 3 Kategorie 6 (Geschäftsreisen). Die zusätzliche Klimawirkung von Flügen in großer Höhe wird ausgewiesen.

• Reisezeit von Tür zu Tür, also das, was die Teilnehmenden tatsächlich erleben, nicht nur die Flugdauer.

Drei fertige Ansichten zeigen die Extreme: maximale Produktivität, minimales CO2 und niedrigste Ticketkosten. Sie können bis zu drei Termine vergleichen, die Details jeder Stadt mit Reisekosten, CO2, Reisezeit und Arbeitskosten für jeden Abreiseort öffnen und sie als PDF oder CSV exportieren. Wie wir rechnen, beschreiben wir ausführlich unter So funktioniert es.

Im Pitch heißt das: nicht „Lissabon ist gut angebunden“, sondern „für Ihre 140 Teilnehmenden aus diesen neun Standorten liegt Lissabon bei den Kosten auf Platz drei und bei der Reisezeit auf Platz eins, und das ist der Abstand zur günstigsten Option“.

Schritt für Schritt zum datenbasierten Ortsvorschlag

Die meisten Agenturen haben die nötigen Daten bereits oder bekommen sie mit einer einzigen Frage an den Kunden.

1. Startorte früh erfragen. Fragen Sie im Briefing, woher die Teilnehmenden anreisen, als Personenzahl je Standort, Stadt oder Region. Diese Angaben sind keine personenbezogenen Daten, die meisten Kunden liefern sie schnell. Steht die Liste noch nicht fest, reicht für den Pitch eine Schätzung auf Basis der letzten Veranstaltung.

2. Kandidatenstädte festlegen. Nehmen Sie die Destinationen auf, die Ihr kreatives Konzept nahelegt, und die Städte, die der Kunde angedeutet hat. In eine Kalkulation passen beliebig viele Städte.

3. Den Wunschort des Kunden ergänzen. Hat der Kunde schon einen Favoriten, analysieren Sie ihn ausdrücklich. Der Meeting Place Finder vergleicht einen Wunschort mit dem optimalen Ort, diese Kosten- und CO2-Analyse ist ohne Aufpreis enthalten.

4. Termine prüfen. Lässt das Briefing Spielraum, vergleichen Sie bis zu drei Termine. Ein Datum ohne große Messe kann Verfügbarkeit und Hotelpreise stärker verändern als die Wahl der Stadt.

5. Ansicht passend zu den Zielen wählen. Bei einem Sales-Kick-off zählt vielleicht die Reisezeit, bei einem Unternehmen mit veröffentlichtem Klimaziel das CO2. Zeigen Sie die Ansicht, die Sie empfehlen, und halten Sie die beiden anderen für Rückfragen bereit.

6. In Ihrem Branding exportieren. Mit White Label trägt der Report Ihr Logo und Ihr Design. Exportieren Sie als PDF für die Präsentation und als CSV für den Einkauf des Kunden.

Ist die Deadline knapp, übernehmen wir die Kalkulation und Sie präsentieren sie.

Zielkonflikte zeigen, ohne den Favoriten des Kunden zu verlieren

Der heikelste Moment im Standort-Pitch ist der, in dem die Daten nicht für die Lieblingsstadt des Kunden sprechen. Das zu verschweigen ist ein Fehler: Spätestens der Einkauf rechnet nach.

Besser ist es, den Abstand offen zu zeigen und den Kunden bewusst entscheiden zu lassen. Stellen Sie den Wunschort neben den bestplatzierten Ort und nennen Sie den Unterschied bei Reisekosten, CO2 und Reisezeit pro Person. Oft ist der Abstand kleiner als erwartet, und der Favorit bleibt, nun gut begründet. Manchmal ist er groß, und der Kunde ist dankbar, es vor der Vertragsunterschrift zu wissen.

Drei Dinge helfen dabei:

• Mit dem Erlebnis der Teilnehmenden beginnen. Reisezeit von Tür zu Tür und faire Anreisen lassen sich leichter besprechen als Tonnen CO2. Wer zeigt, wer am längsten reist, macht die Fairnessfrage sichtbar, bevor sich jemand beschwert.

• Mit den Einsparungen beginnen. Der Einsparungsreport für den Einkauf zeigt die eingesparten Reisekosten und das eingesparte CO2 gegenüber dem Vergleichsort, also das, worauf Einkaufsteams zuerst schauen.

• Das kreative Argument behalten. Die Analyse stützt das Konzept, sie ersetzt es nicht. Eine Destination, die bei den Kosten auf Platz zwei liegt, aber perfekt zur Geschichte passt, ist eine legitime Empfehlung, solange Sie sagen, was sie kostet.

Die Analyse abrechnen und den Kunden halten

Eine Standortanalyse ist echte Arbeit mit einem echten Ergebnis, also behandeln Sie sie als Leistung. Viele Agenturen führen sie im Angebot als „Standort- und Reiseanalyse“, als eigene Position oder im Planungsbudget. Die Kosten der zugrunde liegenden Kalkulation sind gut planbar: ein Preis pro Kalkulation, für eine Veranstaltung an einem Termin und beliebig viele Städte; jeder weitere Termin ist eine eigene Kalkulation. Teilnehmende werden in Stufen berechnet, ähnlich wie bei der Steuerprogression: Ab dem 101. Teilnehmer kostet jeder weitere weniger. Es gibt keine Grundgebühr.

Nehmen wir einen hypothetischen Pitch für ein Führungskräftetreffen mit 120 Teilnehmenden aus acht Standorten: Eine Kalkulation umfasst so viele Kandidatenstädte, wie Sie testen möchten, und unser Vertrieb sendet Ihnen ihren Preis, bevor Sie das Angebot schreiben. Mehr zu den Preisen auf der Seite Credits und Preise.

Zur Einordnung: In unserer Fallstudie mit einem DAX-Konzern haben 219 Meetings mit 5.652 Teilnehmenden rund 1.170 t CO2 vermieden und über 1 Mio. € Reisekosten gespart. Das entspricht nach unserer Schätzung aus den Gesamtwerten etwa 188 € Reisekosten und rund 0,207 t CO2 pro Person. Jede Veranstaltung ist anders, aber die Größenordnung ist eine eigene Folie wert.

Die Wirkung reicht über den Pitch hinaus. Ein Kunde, der eine Destination auf Basis Ihrer Analyse gewählt hat, fragt beim nächsten Event wieder danach, und der Report dient zugleich als Grundlage für sein Scope-3-Reporting. Planen Sie für Ihre Kunden mehrere Veranstaltungen im Jahr, sprechen Sie mit uns über ein Abonnement, damit werden Kalkulationen günstiger als einzeln gekauft. Mehr dazu, wie Agenturen mit Convien arbeiten, lesen Sie auf unserer Seite für Agenturen.

Checkliste für Ihren nächsten Pitch

• Startorte mit Personenzahl im Briefing erfragt (Stadt, Postleitzahl oder Flughafen, ohne Namen).

• Kandidatenstädte festgelegt, inklusive Wunschort des Kunden.

• Bis zu drei Termine verglichen, wenn das Briefing flexibel ist.

• Ansicht passend zu den Zielen des Kunden gewählt.

• Abstand zwischen Favorit und bestplatzierter Stadt offen gezeigt.

• Report in Ihrem Branding exportiert: PDF für die Präsentation, CSV für den Einkauf.

• Analyse als Leistung im Angebot aufgeführt.

Häufige Fragen

Welche Daten brauchen wir vom Kunden für eine Standortanalyse?

Nur die Startorte der Teilnehmenden mit Personenzahl, als Stadt, Postleitzahl oder Flughafen je Gruppe. Keine Namen, keine personenbezogenen Daten. Reiserichtlinie oder verhandelte Raten machen das Ergebnis genauer, sind aber optional.

Können wir die Analyse in unserem eigenen Branding zeigen?

Ja. Mit White Label tragen Reports und Oberfläche Ihr Branding, Ihr Kunde sieht nur Ihre Agentur. Für die Einbindung in eigene Tools gibt es außerdem eine API.

Wie viele Destinationen lassen sich in einer Kalkulation vergleichen?

Beliebig viele Städte für eine Veranstaltung, zu einem Preis je Termin; vergleichen Sie bis zu drei Termine. Zusätzlich können Sie den Wunschort des Kunden aufnehmen und mit dem optimalen Ort vergleichen.

Wie wird das CO2 berechnet?

Mit Daten von atmosfair nach VDR-Standard, im Einklang mit dem GHG Protocol für Scope 3 Kategorie 6 (Geschäftsreisen), inklusive der zusätzlichen Klimawirkung von Flügen in großer Höhe. Unser Leitfaden zu Scope 3 Kategorie 6 erklärt die Berichtsseite.

An einem echten Briefing ausprobieren

Am schnellsten sehen Sie, was eine Standortanalyse Ihrem Pitch bringt, wenn Sie eine durchführen. Testen Sie kostenlos mit einer kleinen Veranstaltung mit bis zu 10 Teilnehmenden und fünf Städten, oder buchen Sie eine Demo und bringen Sie das Briefing mit, an dem Sie gerade arbeiten. Wir gehen es gern gemeinsam mit Ihnen durch.