Hotelgruppen: Tagungsgeschäft mit Standortdaten gewinnen

Hotelgruppen gewinnen mehr Tagungsgeschäft, wenn sie den Planenden eines Meetings mit Zahlen zeigen können, warum ihre Stadt für genau diese Gruppe ein guter Ort ist: was die Anreise kostet, wie viel CO2 sie verursacht und wie lange die Teilnehmenden von Tür zu Tür unterwegs sind. Reisen die Teilnehmenden weniger, bleibt mehr vom Budget der Veranstaltung für das Hotel: für das Zimmerkontingent, das Abendessen, das nächste Meeting. Und wer die Ortsoptimierung seinen Mitgliedern und auf der eigenen Website anbietet, ist Teil der Entscheidung, bevor die Ausschreibung geschrieben ist.

Dieser Beitrag richtet sich an MICE- und Tagungsvertrieb in Hotelgruppen. Er zeigt, warum die Anreise in Ihr Verkaufsargument gehört, wie Sie einer Gruppe belegen, dass Ihre Stadt die richtige Wahl ist, wie Sie die Ortsoptimierung in eigenen Kanälen anbieten und wie Ihre Zahlen bei Firmenkunden bestehen.

Warum die Anreise in Ihr Verkaufsargument gehört

Jedes Meeting hat ein Budget, und Anreise und Hotel bedienen sich daraus. Bei einer Gruppe mit Teilnehmenden aus mehreren Ländern machen Flüge und Bahnfahrten oft einen großen Teil der Gesamtkosten aus. Wer eine Stadt wählt, die teuer zu erreichen ist, hat weniger übrig für alles, was in Ihrem Haus passiert: Zimmer, Tagungsräume, Speisen und Getränke, Rahmenprogramm.

Der Hotelvertrieb konkurriert traditionell mit dem, was im Haus geschieht: Raten, Zimmer, Kapazität, Service. Das bleibt wichtig, wird aber erst nach der Stadt entschieden. Die Entscheidung mit der größten Wirkung auf das Gesamtbudget fällt oft früher, und meist ohne das Hotel. Können Sie zeigen, dass Ihr Standort der Gruppe auf dem Weg dorthin Geld und Zeit spart, argumentieren Sie auf Augenhöhe mit den Prioritäten der Planenden, nicht nur über die Rate.

Hinzu kommt ein zweiter Grund. Firmenkunden müssen die Emissionen ihrer Geschäftsreisen zunehmend berichten, und viele haben dafür Klimaziele. Ein Hotel, das das CO2 der Anreise zu seinem Standort ausweisen kann, liefert den Planenden etwas Brauchbares für dieses Gespräch statt einer allgemeinen Nachhaltigkeitsaussage.

So zeigen Sie einer Gruppe, warum Ihre Stadt der beste Ort ist

Das zentrale Werkzeug ist ein Ranking möglicher Städte für eine echte Gruppe. Im Meeting Place Finder geben Sie die Startorte der Teilnehmenden mit Personenzahl ein: Stadt, Postleitzahl oder Flughafen je Gruppe, ohne Namen. Jede Kandidatenstadt wird nach Reisekosten, CO2 und Reisezeit von Tür zu Tür bewertet, auf Basis echter Flugpläne und Tarife globaler Buchungssysteme sowie Routingdiensten für Bahn, Bus und Auto.

Für eine Hotelgruppe sind die Kandidatenstädte die Städte, in denen sie Häuser hat. Aus einer allgemeinen Frage wird so eine konkrete: Welche unserer Städte und Hotels ist für die tatsächlichen Teilnehmenden dieser Gruppe der beste Ort?

Ein praktischer Ablauf für Ihr Vertriebsteam:

1. Startorte mit der Anfrage erfragen. Personenzahlen je Standort, Stadt oder Flughafen genügen, und sie sind keine personenbezogenen Daten. Viele Planende haben sie aus den Anmeldedaten der letzten Veranstaltung.

2. Ihre Städte ranken. Nehmen Sie jede Destination Ihres Portfolios mit passender Kapazität auf, dazu die Stadt, die die Planenden im Kopf haben, falls sie nicht zu Ihren gehört.

3. Offene Termine vergleichen. Sie können bis zu drei Termine vergleichen, jeden als eigene Kalkulation. Der Terminvergleich hilft Ihnen, eine Gruppe auf Termine zu lenken, zu denen Ihr Haus bessere Konditionen bieten kann.

4. Das Ranking mit Empfehlung präsentieren. Zeigen Sie die Ansicht, die zum Ziel des Kunden passt: maximale Produktivität, minimales CO2 oder niedrigste Ticketkosten. Zeigen Sie auch die Reisedetails für jeden Abreiseort, dann ist die Fairnessfrage beantwortet, bevor sie gestellt wird.

5. Den Report übergeben. Die Planenden erhalten einen Einsparungsreport für den Einkauf und Daten für das Scope-3-Reporting, als PDF oder CSV.

Und wenn Ihre Stadt nicht auf Platz eins liegt? Sagen Sie es und zeigen Sie den Abstand. Oft liegt die zweitplatzierte Stadt dicht hinter der ersten, und der Unterschied ist kleiner als der Vorteil, den Ihr Haus bei Kapazität, Rate oder Erlebnis bietet. Manchmal liegt ein anderes Ihrer Häuser vorn, und Sie halten die Gruppe in Ihrem Portfolio, statt sie zu verlieren. Ein ehrlicher Vergleich macht den nächsten glaubwürdig.

Ortsoptimierung für Ihre Mitglieder und auf Ihrer Website

Am stärksten ist Ihre Position, wenn Sie präsent sind, bevor die Planenden eine Shortlist haben. Für Hotelgruppen eignen sich zwei Kanäle:

• Ihre Meeting-Suche. Ergänzen Sie die Gruppen- und Tagungsbuchung auf Ihrer Website um den Schritt „Wo treffen wir uns?“, in Ihrem Branding. Die Planenden geben ein, woher die Teilnehmenden kommen, und sehen, welcher Ihrer Standorte am besten zur Gruppe passt. Das funktioniert mit White Label und API.

• Ihre Loyalty- und Business-Mitglieder. Bieten Sie die Optimierung als Mitgliedervorteil für Unternehmen an, die bereits bei Ihnen buchen. Ihr Key-Account-Team hat damit einen Anlass, früh über das nächste Meeting zu sprechen.

In beiden Fällen bekommen die Planenden eine nützliche Antwort, und diese Antwort führt zu Ihren Häusern. Das ist ein anderer Ausgangspunkt, als auf eine Ausschreibung zu reagieren, die bereits an viele Hotels gegangen ist.

Zahlen, die bei Firmenkunden bestehen

Ein Standortargument wirkt nur, wenn Einkauf und Nachhaltigkeitsteam des Kunden die Zahlen akzeptieren. Das CO2 wird mit Daten von atmosfair nach VDR-Standard berechnet, im Einklang mit dem GHG Protocol für Scope 3 Kategorie 6 (Geschäftsreisen), und die zusätzliche Klimawirkung von Flügen in großer Höhe wird ausgewiesen. Die Reisekosten beruhen auf echten Tarifen, Reiserichtlinie, Reiseklassen und verhandelte Raten eines Kunden lassen sich hinterlegen. Unser Beitrag zu Scope 3 Kategorie 6 erklärt, wie Meeting-Reisen berichtet werden.

Beginnen Sie mit den harten Einsparungen. Sie überzeugen Planende und deren Einkauf zuerst, die CO2-Zahl stärkt das Argument. Zur Größenordnung: In unserer Fallstudie mit einem DAX-Konzern haben 219 Meetings mit 5.652 Teilnehmenden rund 1.170 t CO2 vermieden und über 1 Mio. € Reisekosten gespart. Das sind nach unserer Schätzung aus den Gesamtwerten etwa 188 € Reisekosten und rund 0,207 t CO2 pro Person. Jede Gruppe ist anders, doch in dieser Größenordnung bewegen sich die Beträge, die von der Anreise in den Aufenthalt wandern können.

Was eine Kalkulation kostet

Eine Kalkulation umfasst eine Veranstaltung an einem Termin und beliebig viele Städte zu einem Preis, für alle Städte Ihres Portfolios, die Sie vergleichen möchten; jeder weitere Termin ist eine eigene Kalkulation. Teilnehmende werden in Stufen berechnet, ähnlich wie bei der Steuerprogression: Ab dem 101. Teilnehmer kostet jeder weitere weniger. Es gibt keine Grundgebühr. Den Preis für Ihre Veranstaltung sendet Ihnen unser Vertrieb. Mehr zu den Preisen auf der Seite Credits und Preise.

Möchten Sie Standortdaten regelmäßig im Vertrieb oder für viele Häuser nutzen, ist ein Abonnement günstiger als einzelne Kalkulationen. Sprechen Sie mit uns darüber, was zu Ihrem Tagungsgeschäft passt. Mehr dazu, wie Hotelgruppen mit Convien arbeiten, lesen Sie auf unserer Seite für die Hotellerie.

Häufige Fragen

Bevorzugt das Ranking unsere Hotels?

Nein. Das Ranking beruht auf der Anreise der Teilnehmenden und ist für jede Kandidatenstadt gleich. Sie entscheiden, welche Städte verglichen werden, meist die mit eigenen Häusern, und sehen, welche davon am besten zur Gruppe passt.

Was brauchen wir von den Planenden des Meetings?

Nur die Startorte der Teilnehmenden mit Personenzahl, als Stadt, Postleitzahl oder Flughafen je Gruppe. Keine Namen, keine personenbezogenen Daten.

Können wir das auf unserer eigenen Website anbieten?

Ja. Mit White Label und API wird der Standortschritt Teil Ihrer Meeting-Suche, in Ihrem Branding, und Sie können ihn Ihren Mitgliedern anbieten.

Wie wird das CO2 der Anreise berechnet?

Mit Daten von atmosfair nach VDR-Standard, im Einklang mit dem GHG Protocol für Scope 3 Kategorie 6 (Geschäftsreisen), inklusive der zusätzlichen Klimawirkung von Flügen in großer Höhe.

Sprechen wir über Ihr Tagungsgeschäft

Wenn Sie sehen möchten, wie das Standortargument für Ihre Häuser funktioniert, buchen Sie eine Demo und bringen Sie eine aktuelle Gruppenanfrage mit. Oder testen Sie kostenlos mit einer kleinen Veranstaltung mit bis zu 10 Teilnehmenden und fünf Städten.