Meetings in Outlook planen

Wo ein Meeting stattfinden soll, können Sie entscheiden, ohne Outlook zu verlassen. Mit unserem Outlook-Add-in fügen Sie die erforderlichen Teilnehmenden wie gewohnt der Besprechungsanfrage hinzu, öffnen das Add-in, und es rankt die besten Orte nach Reisekosten, CO2 oder Reisezeit. Ein Klick auf „Ort übernehmen“ schreibt die Adresse in den Termin. Die Installation über Microsoft AppSource ist kostenlos, Berechnungen verbrauchen Credits wie jede andere Berechnung bei Convien.

Dieser Beitrag zeigt, warum der Kalender ein guter Ort für die Standortfrage ist, wie das Add-in Schritt für Schritt funktioniert, wie es installiert und von der IT verteilt wird und welche Daten es braucht.

Warum den Meeting-Ort in Outlook planen

Bei vielen Meetings fällt die Entscheidung über den Ort in dem Moment, in dem die Einladung entsteht. Jemand legt einen Termin an, fügt die Teilnehmenden hinzu und tippt eine Stadt in das Ortsfeld, meist die Zentrale, das eigene Büro oder den Ort des letzten Treffens. Sobald die Einladung verschickt ist, buchen alle Bahn, Flug und Hotel, und der Ort steht faktisch fest.

Genau in diesem Moment ist eine bessere Antwort noch kostenlos zu haben. Vor dem Versand kostet ein Wechsel der Stadt nichts. Eine Woche später bedeutet er Umbuchungen und verärgerte Kolleginnen und Kollegen. Wer Meetings in Outlook plant, holt die Standortentscheidung dorthin, wo sie tatsächlich fällt, statt in ein separates Tool, an das man später vielleicht denkt.

So werden gute Standortentscheidungen zur Routine und nicht nur großen Veranstaltungen vorbehalten. Teamtreffen, Projekt-Kick-offs und regionale Workshops mit Teilnehmenden aus mehreren Standorten bekommen selten eine echte Analyse, doch über ein Jahr summieren sie sich zu vielen Reisen. Liegt die Antwort einen Klick entfernt in der Besprechungsanfrage, landen mehr dieser Meetings an einem sinnvollen Ort.

So funktioniert das Outlook-Add-in

Das Add-in sitzt neben der Besprechungsanfrage und folgt der Art, wie Sie ohnehin planen:

1. Termin anlegen. Fügen Sie Ihre erforderlichen Teilnehmenden wie gewohnt in Outlook hinzu. Optionale Teilnehmende werden nicht berücksichtigt, das Ergebnis bildet also die Personen ab, die wirklich reisen.

2. Besten Ort finden. Öffnen Sie das Add-in. Es rankt die besten Orte für die Abreiseorte Ihrer Teilnehmenden, nach Kosten, CO2 oder Reisezeit. Abreiseorte geben Sie am besten im Format „Stadt, Land“ ein, und das Add-in braucht mindestens zwei davon.

3. Ort übernehmen. Klicken Sie auf ein Ergebnis, um die Details zu sehen. Mit „Ort übernehmen“ wird die Adresse in den Termin geschrieben, und die Einladung geht mit einem berechneten statt einem angenommenen Ort hinaus.

Das Ranking beruht auf derselben Grundlage wie der vollständige Meeting Place Finder: echte Flugpläne und Tarife aus globalen Buchungssystemen, Bahn, Bus und Auto über Routing-Dienste, Reisezeit von Tür zu Tür und CO2 mit Daten von atmosfair nach VDR-Standard.

Welches Kriterium führen sollte, hängt vom Meeting ab. Bei einem eintägigen Workshop zählt oft die Reisezeit am meisten, denn Stunden unterwegs sind Stunden ohne Arbeit. Bei einem wiederkehrenden Meeting mit festem Budget stehen vielleicht die Kosten vorn. Berichtet Ihr Unternehmen Emissionen, zeigt CO2, in welcher Stadt der Fußabdruck des Meetings am kleinsten bleibt. Die besten Orte schneiden oft bei mehreren Kriterien gut ab, und nebeneinander gesehen lässt sich der Unterschied leichter abwägen.

Installation über Microsoft AppSource

Das Add-in ist kostenlos bei Microsoft AppSource (öffnet in einem neuen Tab) erhältlich. Es gibt zwei Wege zu den Personen, die Meetings planen:

• Selbst installieren. Erlaubt Ihr Outlook Add-ins aus AppSource, fügen Sie es direkt Ihrem eigenen Postfach hinzu.

• Von der IT verteilen lassen. Ihre IT weist das Add-in in Microsoft Azure Personen oder Gruppen zu. In größeren Unternehmen ist das der übliche Weg: Das Travel- oder Meeting-Team fragt die IT, die IT weist das Add-in der passenden Gruppe zu, und es erscheint bei allen in dieser Gruppe in Outlook.

Für einen Pilot eignet sich eine einzelne Gruppe: das Travel Management, ein Event-Team oder die Assistenzen, die die meisten internen Meetings organisieren. Hat sich die Gruppe eingearbeitet, kann die IT die Zuweisung erweitern.

Datenschutz: Abreiseorte statt Namen

Für einen guten Ort muss man wissen, wo Menschen starten, nicht wer sie sind. Unsere Berechnungen arbeiten mit Abreiseorten: einer Stadt, einer Postleitzahl oder einem Flughafen und der Zahl der Personen, die von dort reisen. Namen braucht es nicht, um den besten Treffpunkt zu finden.

So funktioniert jede Berechnung bei Convien. Die Analyse bleibt auf das konzentriert, was für die Entscheidung zählt, und personenbezogene Daten bleiben außen vor. Möchte Ihr Datenschutz oder Ihre IT-Sicherheit das Add-in vor dem Rollout genauer prüfen, beantworten wir die Fragen gern unter support@convien.com.

Wann das Add-in, wann der vollständige Meeting Place Finder

Das Add-in ist für die Meetings gedacht, die Sie aus dem Kalender planen. Für größere Veranstaltungen wie ein Sales Kick-off, eine Konferenz oder eine Incentive-Reise mit Hunderten Teilnehmenden bietet der Meeting Place Finder alle Werkzeuge an einem Ort:

• Vergleich von bis zu drei Terminen

• Analyse eines Wunschorts, den Sie schon im Blick haben, ohne Aufpreis enthalten, und der Vergleich mit dem optimalen Ort

• drei Ansichten: maximale Produktivität, minimales CO2 und niedrigste Ticketkosten

• die Reisedetails für jeden Abreiseort, um Anreisen fair zu verteilen

• die Details jeder Stadt: Reisekosten, CO2, Reisezeit und Arbeitskosten, mit Karte

• ein Einsparbericht mit eingesparten Reisekosten und eingespartem CO2 gegenüber Ihrem Vergleichsort, dazu CO2-Werte je Meeting für Ihr Scope-3-Reporting, exportiert als PDF oder CSV

Beide rechnen auf derselben Grundlage. Ein kleines Teamtreffen aus Outlook und eine große Veranstaltung im Meeting Place Finder folgen also derselben Logik.

Was es kostet

Die Installation des Add-ins ist kostenlos. Jede Berechnung hat einen Preis, pro Person in Stufen wie beim Steuertarif: Ab dem 101. Teilnehmer kostet jeder weitere weniger, und es gibt keine Grundgebühr. Den Preis für Ihre Meetings sendet Ihnen unser Vertrieb. Mehr zu den Preisen auf der Seite Preise und Credits. Planen Sie mehrere Meetings im Jahr, sind Berechnungen im Abonnement günstiger. Sprechen Sie uns an, wir finden das passende Modell für Sie.

Checkliste für den Rollout

• Festlegen, welche Gruppe zuerst mit dem Add-in plant

• Die IT bitten, das Add-in dieser Gruppe in Microsoft Azure zuzuweisen, oder es für einen Test selbst installieren

• Vereinbaren, wie Abreiseorte eingegeben werden: „Stadt, Land“ funktioniert am besten

• Darauf achten, dass alle, die reisen, als erforderliche Teilnehmende eingetragen sind

• Einige echte Meetings planen und das Ergebnis mit dem Ort vergleichen, an dem das Meeting sonst stattgefunden hätte

• Die Zuweisung erweitern, sobald die erste Gruppe sicher damit arbeitet

Das Add-in ist einer von mehreren Wegen, Convien dort zu nutzen, wo Sie schon arbeiten. White Label und, auf Anfrage, eine API bieten wir ebenfalls an. KI-Connectoren, mit denen Sie Assistenten wie Claude oder ChatGPT fragen, wo Sie sich treffen sollten, sind im Pilotbetrieb, siehe KI-Connectoren.

Häufige Fragen

Was kostet das Outlook-Add-in?

Die Installation über Microsoft AppSource ist kostenlos. Berechnungen im Add-in verbrauchen Credits wie jede andere Berechnung.

Wer kann das Add-in installieren?

Sie können es selbst installieren, oder Ihre IT weist es in Microsoft Azure Personen oder Gruppen zu.

Werden optionale Teilnehmende berücksichtigt?

Nein. Nur erforderliche Teilnehmende fließen in die Berechnung ein, das Ergebnis bildet also die Personen ab, die tatsächlich reisen.

Wie gebe ich Orte ein?

Am besten im Format „Stadt, Land“. Das Add-in braucht mindestens zwei Abreiseorte.

Wo bekomme ich Hilfe?

Schreiben Sie an support@convien.com. Mehr zum Add-in finden Sie auf der Seite Outlook-Add-in.

Im eigenen Kalender ausprobieren

Wenn Sie das Add-in mit Ihren eigenen Meetings sehen möchten, buchen Sie eine Demo. Wir zeigen Ihnen, wie es funktioniert und wie Ihre IT es verteilt. Oder testen Sie kostenlos mit einer ersten Berechnung.